Sprievodca plánovaním
Ako zorganizovať firemnú akciu a teambuilding
Firemný večierok, teambuilding alebo konferencia — cieľ je vždy rovnaký: aby sa ľudia stretli, niečo spolu zažili a nikto neriešil logistiku na poslednú chvíľu. Postup nižšie platí pre akcie od 15 do niekoľkých stoviek ľudí.
Kedy začať: 2 – 3 mesiace vopred, vianočný večierok už v septembri
Časový plán krok za krokom
-
3 – 2 mesiace pred
- Cieľ akcie — odmena, stmelenie tímu alebo vzdelávanie — a formát
- Rozpočet na osobu a kto ho schvaľuje
- Termín — over kolízie s uzávierkami a dovolenkami
- Priestor a pri výjazde aj ubytovanie
-
2 – 1 mesiac pred
- Program a aktivity — tímové hry, workshop, moderátor
- Catering a nápoje
- Technika — ozvučenie, projektor, mikrofóny, WiFi
- Pozvánka a registrácia účastníkov
-
Posledné 2 týždne
- Finálny zoznam účastníkov a ich diéty
- Doprava — autobus, parkovanie
- Harmonogram a kontaktná osoba na mieste
-
Po akcii
- Faktúry a vyúčtovanie
- Fotky pre interné kanály
- Krátka spätná väzba od účastníkov
Ako rozdeliť rozpočet firemnej akcie
Orientačné rozdelenie, s ktorým Plandia začína. V pláne si každú položku upravíš a sleduješ pri nej plán, skutočnosť aj zaplatené.
Na čo sa pýtať dodávateľov
Priestor
- Akú kapacitu má sála pri divadelnom a pri banketovom usporiadaní?
- Je v cene technika a technik na mieste?
- Aké sú storno podmienky pri zmene počtu účastníkov?
Catering
- Ako sa skladá cena na osobu — coffee break, obed, večera?
- Zabezpečíte vegetariánske, vegánske a bezlepkové jedlá?
Teambuilding / program
- Koľko ľudí naraz program zvládne a ako dlho trvá?
- Aká je alternatíva pri zlom počasí?
- Čo je v cene — inštruktori, vybavenie, poistenie?
Najčastejšie chyby
- Program bez jasného cieľa — ľudia nevedia, prečo tam sú
- Príliš nabitý harmonogram bez voľného času na rozhovory
- Zabudnúť na diéty a nealko
- Neoveriť techniku a WiFi pred prezentáciami
- Neriešiť dopravu domov po večierku
Ako ti pomôže Plandia
- 1
Napíš jednou vetou, čo chystáš
Termín, počet hostí, rozpočet a miesto — stačí to, čo už vieš.
- 2
Dostaneš hotový plán
Plandia rozloží firemnú akciu na kroky, rozdelí rozpočet a pripraví checklist aj kategórie — miesto, dodávatelia, hostia, program.
- 3
Nájdeš skutočných dodávateľov
Po prihlásení vyhľadá na webe miesta a dodávateľov v okolí aj s kontaktmi a pripraví ti e-mail s dopytom.
- 4
Pozveš hostí
Online pozvánka s potvrdením účasti — počty sa ti zrátajú samé.
Časté otázky
Ako dlho dopredu plánovať firemný večierok?
Na vianočný večierok začni v septembri — decembrové termíny sa míňajú prvé. Bežný teambuilding pre 20 – 50 ľudí sa dá pripraviť za 6 – 8 týždňov.
Aký teambuilding vybrať?
Podľa cieľa: na stmelenie fungujú tímové hry a outdoorové aktivity, na odmenu zážitok (degustácia, wellness, výlet), na rozvoj workshop s lektorom. Plandia navrhne aktivity podľa akcie a po prihlásení dohľadá ich poskytovateľov v okolí.
Ako rozdeliť rozpočet firemnej akcie?
Najväčšie položky sú zvyčajne priestor a catering, potom technika a program. Plandia rozpočet rozdelí a pri každej položke sleduje plán, skutočnosť a zaplatené.
Firemná akcia podľa regiónu
Tipy na miesta a okolie pre firemnú akciu v krajských mestách a turistických regiónoch.
Naplánuj firemnú akciu bez tabuliek a zošitov
Jedna veta stačí — plán s rozpočtom a checklistom máš do minúty, zadarmo.
Postaviť plán zadarmo